Các cơ quan tổ chức có rất nhiều con dấu để sử dụng trong quá trình hoạt động, một trong những con dấu không thể thiếu được đó chính là dấu treo và dấu giáp lai. Tuy nhiên có nhiều người không phân biệt được thế nào là dấu treo và dấu giáp lai, trường hợp nào thì sử dụng một trong hai con dấu này. Bài viết dưới đây xin làm sáng tỏ về tính pháp lý của hai con dấu này.
Nghị định số 58 năm 2001 về sử dụng và quản lý con dấu có quy định ý nghĩa của con dấu là sự thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định vị trí pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các doanh nghiệp, cơ quan, nhà nước…
1. Dấu treo và tính pháp lý của dấu treo
Đóng dấu treo là dùng con dấu để đóng lên trang đầu và đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái, dấu sẽ được đóng trùm lên tên cơ quan, tổ chức, tên phụ lục đó.
Trên thực tế, một số cơ quan đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính.
Dựa vào khoản 3, Điều 26 Nghị định 110/2004 NĐ- CP, dấu treo khi sử dụng trong các phụ lục đính kèm của tài liệu chính trong doanh nghiệp hay tổ chức, cơ quan nhà nước được quyết định bởi người ký văn bản và đóng dấu trên trang đầu tiên đúng với quy định về đóng dấu.
Vì vậy, việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định được giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ khẳng định rằng văn bản được đóng dấu treo đó là một phần của văn bản chính. Đồng thời việc đóng dấu treo lên văn bản được coi là quá trình xác minh không thể thiếu được của tài liệu chính nhằm xác định nội dung để tránh việc làm giả, thay đổi giấy tờ, văn bản chính.
Xem thêm >>> Doanh nghiệp cần thay đổi mẫu dấu khi nào?
2. Dấu giáp lai và tính pháp lý của dấu giáp lai
Dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên để trên tất cả các tờ giấy đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chính xác chân thực của giấy tờ văn bản, tránh cho việc làm giả hoặc đánh tráo văn bản. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản.
Thông thường khi các doanh nghiệp ký kết hoặc giao kết hợp đồng gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu.
Trường hợp đối với hợp đồng nhiều trang không thể đóng dấu giáp lai một lần có thể chia ra đóng dấu trên các trang liên tiếp cho đến khi đóng dấu hết tất cả các trang của hợp đồng nhưng phải đảm bảo rằng việc đóng dấu giáp lai giữa các trang phải khớp với con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực, chính xác của văn bản.
Giá trị pháp lý của văn bản được khẳng định bởi việc con dấu đóng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền. Việc đóng dấu giáp lai sẽ tùy thuộc vào tính chất của văn bản, quy định của pháp luật và nội bộ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó. Vì vậy, đóng dấu giáp lai không có tính pháp lý mà nó chỉ thể hiện được tính chính xác, chân thực của văn bản đó.
Tóm lại, mặc dù dấu treo hay dấu giáp lai đều sử dụng để đóng dấu vào văn bản được ban hành, tuy nhiên trên thực tế nó lại không khẳng định được giá trị pháp lý của văn bản. Việc đóng dấu treo hay dấu giáp lai sẽ tùy thuộc vào tính chất của văn bản cũng như các quy định của pháp luật và nội bộ tổ chức của công ty đó
Tư vấn viên : Phạm Kiều
