Tính tiện lợi, nhanh chóng của việc sử dụng hóa đơn điện tử đang dần trở thành ưu thế thay cho việc sử dụng hóa đơn giấy. Tuy nhiên, hóa đơn giấy nhằm lưu trữ hoặc chứng minh xuất xứ của hàng hóa…. nên trong một số trường hợp hóa đơn điện tử cần được chuyển đổi sáng hóa đơn giấy là điều mà một số doanh nghiệp đang lúng túng.
Hoá đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng hoá được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và được xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức.
1. Các trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Trường hợp 1: Bên bán hàng hóa muốn chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá trong quá trình lưu thông
Với điều kiện: – Chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
– Phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật và dấu của bên bán.
Trường hợp 2: Bên mua và bên bán có nhu cầu phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định
2. Điều kiện để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
– Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ giữa hai loại hóa đơn;
– Có chữ ký,họ tên của người thực hiện chuyển từ giữa hai loại hóa đơn;
– Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
3. Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi khi đảm bảo các yêu cầu:
* Về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn;
* Ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi.
4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi
Phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau:
* Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc (VD Ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”);
* Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi;
* Thời gian thực hiện chuyển đổi.
5. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có nhiều trang
Trường hợp nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một hóa đơn thì có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức:
Hình thức 1: Bên bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn;
Hình thức 2: Bên bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.
Trong trường hợp hóa đơn giấy khi đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang thì phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị:
- Cùng số hóa đơn như của trang đầu;
- Cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua, bên bán, cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu;
- Kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – “ghi số thứ tự trang trên tổng số trang”.
(VD: 1/10 trang)
HÃY LIÊN HỆ CHÚNG TÔI ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN CỤ THỂ
——————————————————————————————–
Văn phòng 1 : Tầng 2 (phòng cộng đồng) tòa nhà B10A Nam Trung Yên, Cầu Giấy, Hà Nội.
Email : luatlongviet@gmail.com
—————————————————————————
Văn Phòng 2 : Số 3 An Trạch, Đống Đa, Hà Nội.
Email : luatlongviet2@gmail.com.
Điện thoại: 0914 377 437 *** 0914 347 724 *** 0913 984 083
*** Website: https://luatlongviet.com/ ***
Tư vấn viên : Lê Quỳnh Trang
