Kể từ ngày 01/11/2020, thì tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Đây cũng là thời điểm mà nhiều quy định cũ về hóa đơn điện tử sẽ hết hiệu lực và được thay thế bằng các quy định mới tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BCT. Dưới đây là một số thay đổi về hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế:
* Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:
– Theo các quy định hiện nay về hóa đơn điện tử có hiệu lực đến ngày 31/10/2020 thì hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm: Mẫu hóa đơn; Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử; Thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Sau 02 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ, nếu không nhận được thông báo từ chối từ cơ quan thuế thì doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn.
– Nhưng đến thời điểm 01/11/2020, thì thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sẽ có sự thay đổi, bỏ bớt đi một số văn bản, giấy tờ. Theo Khoản 1 Điều 20 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì các đơn vị đăng ký hóa đơn điện tử chỉ cần nộp: Tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (theo mẫu số 01 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
– Trong thời gian 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh thì cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cụ thuế (theo mẫu 02 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP).
* In chuyển đổi hóa đơn điện tử:
– Theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn điện tử có thể được in chuyển đổi sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình hoặc phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
– Kể từ ngày 01/11/2020, thì doanh nghiệp chỉ được áp dụng quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về Kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Chứng từ giấy này chỉ có giá trị lưu trữ chứ không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
* Xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử:
– Đến hết ngày 31/10/2020, thì căn cứ để kê khai nộp thuế là ngày lập trên hóa đơn điện tử. Do đó, hóa đơn điện tử có ngày lập và chữ ký số thì dù ngày lập và ngày ký số không trùng nhau vẫn được coi là hóa đơn hợp lệ.
– Nhưng kể từ ngày 01/11/2020, thì quy định về thời điểm lập hóa đơn sẽ được xác định theo hướng dẫn tại Khoản 1e Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC như sau:
“Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.”
Theo đó, kể từ ngày 01/11/2020 thì hóa đơn điện tử bắt buộc phải có ngày lập trùng với ngày ký số thì mới được coi là hợp lệ.
* Ký hiệu và đánh số hóa đơn điện tử:
– Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, thì kể từ ngày 01/11/2020 thì hóa đơn điện tử sẽ bỏ mẫu số hóa đơn. Đồng thời, số hóa đơn gồm tối đa 8 chữ số từ 1 – 99999999.
– Bên cạnh đó, ký hiệu hóa đơn điện tử cũng được thay đổi theo Điểm 2a, Khoản 1, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC, cụ thể như sau:
+ Ký tự thứ 1: là để phân biệt các loại hóa đơn. Trong đó: 1 là hóa đơn giá trị gia tăng; 2 là hóa đơn bán hàng; 3 là Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử; 4 là hóa đơn khác hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.
+ Ký tự thứ 2 là C: là hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hoặc K: là loại không có mã của cơ quan thuế.
+ Ký tự thứ 3 và 4: năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
+ Ký tự thứ 5: Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng với các ký tự: T; D; L; M.
+ Ký tự thứ 6 và 7: do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý (trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY).
* Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế:
– Thay vì gửi Báo cáo về việc truyền hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo định kỳ 6 tháng một lần thì đến ngày 01/11/2020 doanh nghiệp thực hiện việc chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo 2 cách sau đây:
+ Cách 1: Gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Phụ lục II ban hành theo Thông tư 68/2019/TT-BTC để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng (Quy định chi tiết tại Điểm a, Khoản 2, Điều 16 Thông tư 68/2019/TT-BTC).
+ Cách 2: Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn: Đối với các trường hợp khác, sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế (Quy định chi tiết tại Điểm b, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 68/2019/TT-BTC).
Tư vấn viên : Nguyễn Thu Hương
