Viết hóa đơn là việc tưởng chừng đơn giản nhưng lại rất dễ dẫn đến sai sót trong quá trình viết. Cụ thể là các bạn sẽ thường mắc phải các lỗi như: sai số tiền viết bằng chữ, sai mã số thuế, sai địa chỉ, sai ngày, sai tên người mua bán hàng, sai đơn giá, sai số lượng,…. Vậy khi xảy ra lỗi sai chúng ta sẽ phải xử lý như thế nào? Dưới đây Long Việt sẽ đưa ra các trường hợp phát hiện viết sai hóa đơn trong từng thời điểm và cách xử lý từng trường hợp cụ thể:
1. Hóa đơn viết sai chưa xé khỏi cuống
Chỉ cần là hóa đơn viết sai ( sai bất cứ tiêu thức nào) mà chưa xé khỏi cuống thì sẽ xử lý như sau:
- Bước 1: Gạch chéo các liên và lưu lại hóa đơn đã viết sai đó
- Bước 2: Lập lại hóa đơn mới cho hóa đơn đã viết sai
Chú ý: Các hóa đơn viết sai chưa xé khỏi cuống thì bắt buộc phải gạch chéo hóa đơn
2. Hóa đơn viết sai đã xé khỏi cuống, nhưng chưa giao cho khách hàng
Dù các bạn sai bất cứ tiêu thức nào trên hóa đơn thì cũng đều xử lý theo cách sau:
- Bước 1: Gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai và sau đó kẹp lại quyển hóa đơn ( nhớ là phải kẹp lại để sau giải trình với cơ quan thuế nhé)
- Bước 2: Lập lại hóa đơn mới để thay thế cho hóa đơn đã viết sai đó
Chú ý: Đối với trường hợp này khi phát hiện và xử lý phải trong cùng ngày nhé!
Ví dụ: Ngày 15/01/2019 Long Việt có viết hóa đơn để xuất cho khách hàng, nhưng khi kế toán vừa xé liên 2 ra khỏi cuống để giao cho khách thì phát hiện bị sai số tiền. => Ngay tại thời điểm đó kế toán của Long Việt xử lý như sau: Kẹp lại liên 2 hóa đơn vào cuống -> gạch chéo 3 liên -> xuất lại hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã viết sai.
Xem thêm >>>> Xử lý hóa đơn chưa sử dụng hết của doanh nghiệp
3. Hóa đơn viết sai đã giao cho khách nhưng chưa kê khai
Hóa đơn viết sai tiêu thức nào thì cũng xử lý như sau:
- Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên hóa đơn viết sai cả bên mua và bên bán đồng thời thu hồi lại hóa đơn đã lập và gạch chéo các liên của hóa đơn rồi kẹp tại cuống.
- Bước 2: Lập lại hóa đơn mới
Chú ý: Ngày của hóa đơn lập mới phải là ngày hiện tại
Ví dụ: Ngày 05/03/2019 Long Việt có lập hóa đơn số 0000120 cho khách, nhưng đến ngày 15/03/2019 mới phát hiện ra lỗi sai ( dù là sai tiêu thức nào cũng đều xử lý như trên). Tại thời điểm phát hiện sai sót thì cả bên Long Việt và bên khách hàng đều chưa kê khai hóa đơn đó thì Kế toán Long Việt xử lý như sau: Lập biên bản thu hồi hóa đơn số 0000120 đã lập và thu hồi lại hóa đơn, sau đó xuất trả khách một hóa đơn mới ngày 15/03/2019 thay thế cho hóa đơn viết sai.
4. Hóa đơn viết sai đã giao cho khách và đã kê khai thuế
Trong trường hợp này thì lại được tách ra làm hai trường hợp nhỏ như sau:
- Sai sót làm ảnh hưởng đến giá trị tiền hàng và tiền thuế
- Sai sót KHÔNG làm ảnh hưởng đến giá trị tiền hàng và tiền thuế
Chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu cách xử lý cho từng trường hợp
- Hóa đơn sai sót làm ảnh hưởng đến giá trị tiền hàng và tiền thuế ( Sai đơn giá, thành tiền, thuế suất,…) thì xử lý như sau:
- Bước 1: Cả hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai
- Bước 2: Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót ( hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ tăng giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT,…. tiền thuế GTGT cho hóa đơn số…. kí hiệu….)
Chú ý: Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)
- Hóa đơn viết sai KHÔNG làm ảnh hưởng đến tiền hàng, tiền thuế ( Sai ngày tháng năm, mã số thuế, tên hàng hóa, đơn vị tính, địa chỉ,…) thì xử lý như sau:
- Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai cả hai bên
- Bước 2 : Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót (Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nộ dung sai. nội dung điều chỉnh, số hóa đơn, ký hiệu, mẫu hóa đơn,…)
Trên đây là các trường hợp sai sót xảy ra trong quá trình viết hóa đơn và cách xử lý mà Long Việt đã nêu ra. Hy vọng sẽ giúp ích được phần nào cho bạn đọc. Chúc các bạn thành công!
Tư vấn viên : Nguyễn Thị Hằng
